ترسل الترشيحات من الكليات للإدارة العامة لشئون التعليم والطلاب وتعتمد من الأستاذ الدكتور/ نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب، ثم تعرض على اللجنة العليا للجوائز بحيث تتضمن أوراق الترشيح المستندات التى تثبت إنطباق شروط منح الجائزة على المتقدم.